就活用スプレッドシートで企業管理:ID・パスワードのメモにも最適!

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就活用の企業管理ってエクセルがいいのかな…
スプレッドシートが便利らしいけど使い方を知りたい…

こんな疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

今回は就活用にアレンジしたスプレッドシートでの企業管理方法をご紹介してきます。

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企業管理はエクセルorスプレッドシート?

スプレッドシート一択

企業管理の方法としてはエクセルとスプレッドどちらがいいのかな…と疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

結論から申し上げますと、絶対にスプレッドシートを使うことをおすすめします。

以下、理由を2つご説明します。

  • オート保存機能が便利
  • 複数デバイスからのアクセス可能

オート保存機能が便利

スプレッドシートの良いところは自動保存機能が付いていることです。

エクセルのように都度保存しなくても、勝手に上書き保存がされる仕組みです。

保存忘れでデータが消えてしまった…こんな心配は一切不要になります。

スマホや外出先でもアクセス可能

グーグルアカウントでログインすれば、スプレッドシートは自分のPC以外からもアクセスできます。

  • 大学のパソコン
  • 実家のパソコン
  • スマホ
  • ネットカフェ

就活が本格化すると外出先で情報を閲覧したい場面もでてきます。

そんなときでも、スプレッドシートを使っていればデータの持ち運びは不要で簡単にアクセスできます。

また、スマホ専用のアプリも無料で出ているため、スマホでの編集操作もやりやすいです。

就活用スプレッドシートの使い方

ここからは、就活用グーグルスプレッドシートの使い方をご説明していきます。

Google Driveにアクセスしてスプレッドシート作成

まずは、グーグルドライブにアクセスしてスプレッドシートを作成してください。

スプレッドシートを初めて使用される方は、こんな画像が出てくるはずです。

『新規スプレッドシートを作成』の項目から空白を選択してください。

初期のスプレッドシートは何も装飾が無い状態です。

企業毎に管理項目を設定

就活用スプレッドシートで大切なのは企業毎の管理項目の設定です。

1行目にお好みで項目を入力してください。

今回は以下の項目が必要かなと思ったので記入しています。

  • 企業名
  • マイページURL
  • ID
  • パスワード
  • 志望ランキング
  • プレエントリー
  • エントリー
  • ES締切
  • テスト締切
  • 1次面接
  • 2次面接
  • 最終面接
  • 平均年収
  • 勤務地
  • 従業員数

特に、おすすめなのが下の画像のように『マイページ』『ID』『パスワード』を企業名の隣に配置することです。

就活中は何度もマイページにログインする機会があるので、頻度の高い項目はできるだけ左側に記入するとスクロール不要なので使い勝手が良くなります。

管理項目としては、他にも業界や募集人数、学校推薦の有無など、必要な項目があれば追加してみて下さい。

もちろん途中で項目を追加したり、削除することは可能です。

お好みでカスタマイズ

管理項目の入力が終わったら、色や文字の大小を調節して見やすいレイアウトにします。

  • 就活情報:青色
  • マイページ情報:黄色
  • 選考情報:赤色

今回は1行目の背景を色分けすることで一目で見分けが付くように工夫しています。

フィルタ機能を活用

スプレッドシートを使用する際に便利なのがフィルタ機能です。

下の画像のように上部のアイコンからフィルタ作成を選択します。

そうすると、1行目の管理項目右側にフィルタマークが表示されます。

  

平均年収でフィルタをかけてみます。

並べ替えすることで平均年収毎に企業をソートできるようになります。

フィルタ機能をES締切や面接日程に利用すると、スプレッドシートがぐっと使いやすくなるはずです。

また、『次の選考』項目に不合格を入力した後に、フィルタをかければ現在進んでいる企業名を一目で把握できます。

まとめ

今回は就活用スプレッドシートの使い方をご紹介しました。

いかがだったでしょうか。ぜひ参考にしてもらえると幸いです。

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