作業途中のデータが消えてしまった…
保存するのを忘れてしまった…
卒論や修論を作成している時に限ってこんなトラブルが多くありませんか。
今回は論文執筆ときには絶対に設定するべきバックアップの方法を４つご紹介します。
事前に準備しておくことで、紛失したデータを再現するというツライ作業をしなくて済みますよ。
卒論・修論は複数のバックアップを取ろう
作業途中のワードやエクセルファイルが開けない…
ファイルが壊れているみたい…
卒論や修論を作成する途中で一度は経験あると思います。
容量の大きい実験データや動画を貼付しようとしたときに、ファイルが固まって止まることも多々あります。
そんな時にバックアップを取っていなければ、最初からやり直しになってしまいます。
膨大な作業時間をかけて作成したのに、同じ作業をやり直すなんてめんどくさいですよね。
無駄な作業を減らすためにも、論文作成前にはバックアップの準備をするのがおすすめです。
今回は以下の4つをご説明していきます。
- 外付けハードディスク
- USBメモリ
- 複数のクラウドやサーバー
- Gmailの保管
外付けハードディスクでのバックアップ
ファイルはパソコンの『Cドライブ』だけで保存しているという方も多いのではないでしょうか。
本体だけに保存していると、起動しなくなったときにデータを復元することができなくなります。
保存先を外部のハードディスクにすれば、パソコン本体が壊れても論文データを取り出すことは可能です。
USBメモリでのバックアップ
ハードディスクでの保存に近いですが、別の媒体で保管することも検討してみてください。
USBメモリであれば値段も安く持ち運びにも最適です。
保存容量が限られているため、文章ファイルなど軽いファイルのバックアップにぴったりです。
Drop BoxやGoogle Driveでのバックアップ
ハードディスクやUSBメモリが壊れたらどうするの…
と思う方もいるかもしれません。
正直な話を申し上げると、電子機器なので絶対に壊れないとも言い切れません。
そんな時はクラウドサービスに保存してバックアップしてはどうでしょうか。
使い勝手が良いのは『Drop Box』『Google Drive』の2つです。
どちらも無料で利用できます。アカウントを持っていない方は是非登録してみてください。
クラウドに保存して入れば、HDDやUSBを持ち運ぶ必要もありませんし、紛失する心配もありません。
Gmailでのバックアップ
クラウドでのバックアップに似ていますが、自分のGmailアカウントに添付ファイルとして送る方法も有効です。
ハード媒体やクラウドで保存していても、ファイル自体を削除してしまうとデータは消えてしまいます。
一方、メールで送信すれば履歴をみることで確実にバックアップとして機能できます。
意図的に送受信メールを削除しない限り、ファイルは残り続けます。
日付ごとの別名ファイルの保存がおすすめ！
ファイルを保存するときに上書き保存を選択していませんか？
バックアップするときには、必ず上書き保存せずに日付をつけた別名で保存してください。
- 自分では意図していない箇所が勝手に変わっていた
- 数日前の文章をコピペしたい
論文作成時にはこんな要望が出てくると思います。
日付ごとの別名ファイルで保存していれば、確実に探すことができます。
提出直前は1日に複数回保存しよう！
論文作成が始まった時期のバックアップ間隔は1日に1回で十分です。
提出日が近づくにつれてバックアップ間隔を短くしておきましょう。
私は論文提出直前の時期では、1日の中でも午前・午後・夜の3回に分けて別名ファイルで保存していました。
ワードやエクセルでの自動保存機能を常時ONに設定する
ワード、エクセルには自動保存機能があるって知っていますか？
長時間論文を書き続けていると、作業内容の保存を忘れることってあると思います。
作業ファイルを保存せずに閉じてしまった…というトラブルがあっても、自動保存してあれば楽に修復できます。
ここからはエクセルでの自動保存の設定方法をご紹介します。
１．エクセル画面の『ファイル』タブをクリック
２．『オプション』タブをクリック
３．『保存』タブをクリック
４．『ブックの保存』を設定します。
必ず以下の2項目に✔が入っているか確認してください。
- 次の間隔で自動回復用データを保存する
- 保存しないで終了する場合、最後に自動回復されたバージョンを残す
デフォルトでは10分間隔での自動保存設定になっています。
少しでも後戻りを減らすために、卒論や修論執筆時には5分間隔に変更しても良いかもしれません。
エクセルでの設定は以上になりますが、ワードの自動保存機能も同じやり方で設定できるので試してみてください。
SPI専用の適性検査ツール
Webテスト対策では専用ツールを使うのがおすすめです。
就活ツール『dodaキャンパス』では適性検査を無料受験できます。
ESなしでSPIに類似した問題を受けられるので、事前対策にはぴったりです。
登録はスマホからのみ可能、もちろん適性検査の受検は無料で利用できます。
まとめ
今回は卒論や修論執筆時のバックアップ方法をご紹介しました。いかがだったでしょうか。
作業途中のデータが消えてしまった…とならないために、自動保存機能をONにして複数のバックアップで保管しましょう。